Så undviker du krock i nummerserien
Briljants transaktioner delas upp i olika verifikationstyper och samma nummerserie kan förekomma i olika verifikationstyper. En nummerserie som använts i något av de stängda arkiverade åren (Bearbetning/Företagsval/Gamla räkenskapsår) kan dock inte användas i något av de två öppna åren.
Hur många år man väljer att arkivera gamla räkenskapsår varierar. Briljants standard är 7 år enligt Bokföringsnämndens krav. Detta gör att vår nummerserie från 00001-99999 inte riskerar att krocka. Det förekommer ibland att man av någon anledning vill spara dem längre, det kan man i så fall ställa in. Under Upplägg gemensamt/Byråinformation/Allmänt kan ni se vad som gäller för just ert företag. Är fältet ”spara gamla år” tomt betyder det att de sparas enligt Briljants standard, det vill säga 7 år. I exempel nedan har vi valt att sätta in siffran 10 vilket ger 10 år.
Briljant startar alltid den femsiffriga föreslagna nummerserien med den sista siffran i året. Detta gör att vi var tionde år föreslår en nummerserie som börjar på 00001 men då nollor anses vara tomt värde visas bara siffran 1. Många av våra kunder reagerar på detta då de är vana vid en femsiffrig nummerserie med det är alltså så det blir vart tionde år om vi ska undvika krock i nummerserien.
Det finns ändå kunder som av någon anledning valt en helt egen nummerserie och det ställer du i så fall in under Upplägg företag/övrigt/nummerserier. Om du vill ha en egen nummerserie är det viktigt att först säkerställa vilka nummerserier som redan använts och anses upptagna.
Under Bearbetning/Rapporter finns en rapport som heter Behandlade verif.nr. Denna ger en bra överblick över behandlade verifikationsnummer och vilka månader de tillhör.
Om rubriken i rapporten tillfälligt ändras via ikonen till vänster om skrivarikonen i menyraden (F9) till Upptagna verif.nr så redovisas istället upptagna verifikationsnummer från tidigare år i rapporten.
Hopp i nummerserien
Orsakerna till att du får hopp i nummerserien kan vara flera. Du kanske manuellt har knappat in fel nummer eller fått ett tekniskt avbrott.
Tekniska avbrott
Om du får ett tekniskt avbrott mitt i en verifikation förblir ofta detta nummer upptaget. Då är det viktigt att titta under Bearbetning/analys/grundboksanalys för att säkerställa vilket det senaste registrerade verifikationsnumret i grundboken var och du kan därefter via Upplägg företag/övrigt/nummerserier ställa tillbaka nummerserien till detta nummer.
Om du får ett tekniskt avbrott vid registeruppdatering får du en varning och oftast begär systemet att säkerhetskopia skall återläggas.
Manuell ändring
Om du manuellt råkar skriva in fel verifikationsnummer och tryckt dig förbi varningen kan du också bryta nummerserien. Detta kan förhindras via Upplägg företag/redov/registreringsrutin.
Ett J i det fältet betyder att överhoppade verifikationsnummer tillåts efter varning men du kan också ändra till ett A vilket betyder att överhoppade verifikationsnummer inte accepteras alls.
Om nummerserien blivit bruten måste du först ta ställning till vad som bokförts in i den felaktiga nummerserien och eventuellt vända detta (eller kreditera om det gäller fakturor) innan du kan återställa nummerserien under Upplägg företag/övrigt/nummerserier och därefter bokföra verifikationerna på nytt. Anledningen till detta är att när du ställer tillbaka nummerserien kan du få varningar om att fakturor, order eller inköp kommer att tas bort. Det betyder att verifikationerna kommer att tas bort från rutinen men de är trots det bokförda och reskontraförda.
Innan en återställning av nummerserien görs ska alltid en säkerhetskopia tas.
Tillvägagångssätt
Tillvägagångssättet för att återställa nummerserien skiljer sig lite beroende på vilket verifikattyp du avser att ändra. Har din nummerserie för bokföringsverifikat eller leverantörsfakturor blivit bruten går du via Upplägg företag/övrigt/nummerserier/nummerserier, verifikationer. Där får du möjlighet att välja typ till exempel 11 för bokföringsverifikationer och 33 för leverantörsfakturor. Därefter anger du det nummer du anser ska vara det högsta skapade verifikationsnumret för innevarande år och systemet kommer att föreslå nästa nummer i den nummerserien för dig när du öppnar upp rutinen och ska skapa en ny verifikation.
Om det är din nummerserie för fakturor, order eller inköp som blivit bruten går du istället via Upplägg företag/övrigt/nummerserier/nummerserier, fakturor. Där kan du ställa dig i fältet typ och trycka på förstoringsglaset i menyraden eller F2 på ditt tangentbord. Då får du upp fyra val:
1. För fakturor föregående år
2. För fakturor aktuellt år
3. För order
4. För inköp
I fältnummer gör du samma sak och väljer 1 högsta skapade och därefter anger du det nummer du anser ska vara det högsta skapade numret och systemet kommer att föreslå nästa nummer i den nummerserien för dig när du öppnar upp rutinen och ska skapa en ny verifikation.
Då du i Fakturering, order och inköpsrutinen har en utskriftsfunktion som föreslår vilka nummer som är näst på tur att skrivas ut kan du också behöva ställa tillbaka detta nummerförslag som dyker upp när du trycker på skrivarikonen. Det gör du på samma ställe genom att ange vilket typ du avser ändra på och trycker F2 i fältnummer för att välja högsta utskrivna faktura.
Lycka till!
/Cissi