Leverantörsfakturahantering funktionsbeskrivning
I denna rutin registreras leverantörsfakturor manuellt eller hämtas in från försystem. Vid manuell registrering kan leverantörsfakturan importeras från skanner eller e-post.
I samband med registreringen kan bland annat periodisera kostnaden, få hjälp med kontering av representation samt analysera leverantörsreskontran.
Genom att lägga upp attestkedjor och attestansvariga kan man anpassa företagets attestrutin och attestanternas behörigheter så som beloppsgräns, konto, avdelning, projekt med mera.
Du kan enkelt skapa betalfiler samt importera återrapporteringsfiler från banken.
Import från försystem
Programmet erbjuder inläsning av tolkade leverantörsfakturor från extern partner.
Skanning
Leverantörsfakturabilden kan skannas in och kopplas ihop med verifikationen. Inskanningen görs till en personlig mapp för varje person eller en mapp för varje företag. I ankomstregistreringen kan man bläddra bland inskannade bilder och knyta flera bilder till en verifikation.
Import från e-post
Leverantörsfakturor kan importeras via förutbestämd e-post som är reserverad för denna funktion. Vid start av ankomstregistreringen görs en kontroll av inkorgen för aktuell e-postadress. Bilagor av typen PDF sparas i mappen för skannade bilder. Därefter kan registrering ske med dessa bilder som grund.
Efter avslutad import raderas hämtade meddelanden från e-postkontots inkorg. En kopia av varje meddelande sparas på företagsnivå i mappen med företagsdatabaser.
Ankomstregistrering
Ankommande fakturor registreras i rutinen Leverantörsfakturor, fakturabilden visas till höger på skärmen och registreringen görs utifrån den. Alla uppgifter som behövs för leverantörsreskontra, betalning, bokföring och eventuell attest registreras på en gång. Nya leverantörer kan läggas upp direkt i ankomstregistreringen.
Leverantörsfakturor kan registreras för filbetalning, manuell utbetalning, utlandsbetalning och autogiro.
Vid registrering lagras fakturorna som preliminära transaktioner. Den definitiva lagringen sker först när programmet avslutas med registeruppdatering.
Kontering
Du kan få hjälp med kontering av representation, leasing, omvänd skatt med mera samt analysera leverantörsreskontran direkt i ankomstregistreringen.
Underkonto
Följande alternativa underkontobegrepp kan förekomma, underkonto, avdelning, produkt, projekt och antal.
Inventarier
Inköp av inventarier kan läggas upp direkt i ankomstregistreringen.
Periodisering
I samband med registreringen kan du periodisera kostnaden över valfri period på upp till fem år. Periodisering kan ske både framåt och bakåt i tiden och man kan periodisera över räkenskapsårens gränser.
Utländska leverantörer
Om det angivits på leverantören att betalning ska ske i annan valuta öppnas ett valutafönster när fakturabelopp anges i registreringsbilden.
Attestrutin
Rutinen innebär att fakturorna först ankomstregistreras, skickas ut för attest och sedan slutregistreras. Fakturor som redan är godkända före ankomstregistreringen kan undantas attestrutinen.
Attestansvariga
Attestansvariga kan läggs upp i ett särskilt register med inställningar för:
- Högsta belopp som får attesteras.
- Vem som attesterar fakturor större än högsta belopp.
- Ersättare vid frånvaro
- Behörighet att kontera
- Begränsning av kontering till vissa konton, avdelningar, produkter och projekt.
När flera personer ska attestera fakturor enligt bestämda regler kan det vara bäst att lägga upp attestkedjor för detta.
Attestering
Man kan godkänna den preliminära konteringen, boka om kostnaden eller välja att boka bort hela fakturan. Fakturorna kan sedan attesteras eller vidarebefordras.
Det finns möjlighet att spärra fakturor för betalning om attestanten anser dem felaktiga samt att lämna en notering.
Slutregistrering
Innan fakturor kan skickas för utbetalning ska attesterade fakturor slutregistreras och registeruppdateras. Om ändringar gjorts i konteringen görs ombokning från den preliminära konteringen automatiskt. En logg visar tidigare händelser och meddelanden.
Koppla bilder till verifikation
Leverantörsfakturabilder kan kopplas till verifikationer i efterhand.
Betalning
I denna rutin markeras fakturor som ska överföras till Plusgirot eller Bankgirot för betalning. Samtliga obetalda fakturor visas med undantag för de som registrerats för autogiro, utlands- eller manuell betalning.
Om en notering gjorts på leverantören eller på leverantörsfakturan syns detta som en röd markering.
Efter att markering av leverantörsfakturor skett och kontrollista skrivits ut skapas en fil som kan sändas direkt till BGC/PGC eller laddas upp på banken.
Om betalningar som har skickats till bank- eller plusgirot behöver återskapas och skickas på nytt kan ny fil enkelt skapas.
Leverantörsreskontra
Leverantörsreskontran är helintegrerad med bokföringen. Alla uppgifter som behövs för leverantörsreskontra registreras vid ankomstregistreringen och vid bokföring av betalningen.
Analyser & Rapporter
Alla företag har olika behov av uppföljning därför erbjuder Briljant oändliga möjligheter till egenanpassade analyser. Utöver det så ingår också ett stort antal standardanalyser och rapporter så som statistik, bokslutsbilagor, saldolista och flera möjligheter att analysera leverantören och leverantörsreskontran.
Analyser på leverantören kan även göras fortlöpande i bokföringsrutinen och i ankomstregistreringen och visar då även preliminära transaktioner.