Fakturering funktionsbeskrivning

I denna rutin kan fakturor skapas manuellt eller hämtas in från försystem. Bilagor kan kopplas till fakturan som sedan skrivs ut eller skickas till kund digitalt.

Möjlighet finns att fakturera utifrån order, tid och projekt samt skapa fakturor till utländska kunder med hjälp av funktioner för valutahantering och språkhantering. Programmet hanterar även kontantfakturor och ROT-/ RUT avdrag. Förutsättningar för att använda olika prislistor och olika rabattbrev finns.

Vilken information eller vilka fält som finns tillgängliga på en faktura styrs av vald fakturaregistreringsbild och vilken information eller vilka fält som ska skrivas ut på fakturan styrs av vald fakturautskriftsmall. Dessa kan anpassas helt efter egna behov.

Vid registrering sparas fakturorna preliminärt utan att uppdatera kundreskontran och bokföringen. Definitiv uppdatering sker när programmet avslutas med registeruppdatering och grundbok av fakturor skapas. Du kan själv välja vilka fakturor som registeruppdateras vid varje tillfälle. Innan registeruppdatering skett kan fakturor makuleras och ändras i obegränsad omfattning.

Fakturaregistrering
Vilka fält som finns med i fakturaregistreringen beror helt på upplägget av fakturaregistreringsbilden. Till fälten kan ett automatiskt förslag hämtas. Det kan vara värden från olika fasta register i Briljant men också beräkningar baserat på fält i fakturan.

Det finns sökfunktioner för kund, artikel, konto, underkonto, avdelning, produkt, projekt och order. Det går att söka på del av kundnamn och del av artikelbenämning, och det går att söka gammal faktura på angiven kund.

En rad hjälpfunktioner för att snabba upp registreringen finns så som kontrollräkning, miniräknare samt kopiering och kreditering av tidigare fakturor. Fakturaförkortningar kan användas när man har standardtexter som förekommer ofta.

Order
En skapad order kan hämtas in direkt till faktureringen.

Tid- och projekt
Upparbetade tider, material och utlägg kan hämtas in direkt till faktureringen.

Artikelnummer
Artikelnumret är alfanumeriskt och max 20 tecken långt. Man kan också använda sig av endast numeriska artikelnummer. Valet mellan alfanumeriska och numeriska artikelnummer måste göras innan artikelregistret läggs upp och kan sedan ej ändras.

Paketartiklar
Paketartiklar används för att koppla ihop flera olika artiklar i paket. Paketartiklar kan anges vid registrering av order och fakturering. Ingående artiklar visas automatiskt under paketartikeln. Pris hämtas från paketartikel om paketpris angivits i registret. I annat fall prissätts ingående artiklar var och en för sig.

Prislista och rabattbrev
Pris kan hämtas ifrån artikelregistret eller från prislista. Flera olika prislistor kan användas. Vilken prislista som ska användas kan anges i fakturahuvudet eller så kan förslag hämtas från kundregistret. Det går också att lägga upp ett register av rabattbrev som ger rabatt på en viss artikel eller varugrupp. Både prislista och rabattbrev kan användas parallellt på samma faktura.

ROT/RUT
I programmet kan man skapa fakturor med ROT- och RUT avdrag. Med rätt inställningar skapas ett komplett underlag för begäran av ersättning från Skatteverket. En XML-fil skapas och laddas upp på skatteverkets hemsida.

Kontantfaktura
Programmet hanterar kontantfakturor. För att bokföringen ska bli rätt och för att ingen uppdatering av reskontran ska göras när man säljer mot kontantbetalning måste anpassningar göras i fakturaupplägget.

Valuta och språkhantering
Vid fakturering i främmande valuta kan valutakod anges i fakturahuvudet, värdet kan också hämtas från kundregistret. Valutans kurs söks i första hand i det företagsegna valutaregistret. Finns det inte där görs en sökning i det generella registret och värdet hämtas därifrån i stället. Kursen kan ändras vid faktureringstillfället.

Om fakturering görs med valuta kan ett speciellt valutaprisregister användas. Artikelns pris hämtas då från detta för angiven valuta. Finns inte sökt post där eller om man inte använder något valutaprisregister hämtas prisuppgifterna från artikelregistret i stället och räknas om med hjälp av angiven valutakod och kurs i fakturahuvudet.

Alla priser och belopp anges och visas i den valuta som angivits i fakturahuvudet. Vill man se vad ett radbelopp blir i svenska kronor ställer man markören i det aktuella fältet och trycker v.

Om man dessutom angivit en språkkod i fakturahuvudet eller om detta har hämtats in från kundregistret kommer benämning, enhet och fritt fält för artikel att hämtas från språkregistret i första hand. Finns inte sökt post där hämtas uppgifterna från artikelregistret i stället.

Koppla bilaga till faktura
En eller flera bilagor kan kopplas till en faktura manuellt. Vid projektfakturering kan samtliga underlag tillhörande projektet hämtas in och bifogas fakturan. Utifrån kundens önskemål kan bilagor levereras i samma fil som fakturan eller separat.

Klarmarkera
Klarmarkerade fakturor registeruppdateras när faktureringen avslutas med registeruppdatering medan resterande fakturor sparas för vidare hantering.

Fakturadistribution
I kundregistret sätts förutsättningar för hur kundens fakturor ska distribueras. Fakturor kan skrivas ut, skickas via e-post eller skickas som e-faktura. Vid utskrift sker fördelningen av fakturadistributionen till kunderna automatiskt.

Kundreskontra
Kundreskontran är helintegrerad med bokföringen. Fakturor skapas i rutinen Fakturering eller registreras i efterhand i rutinen Kundfakturor. Betalningar registreras i rutinen Bokföringsverifikationer alternativt läses in via fil från banken.

Påminnelser, krav och kontoutdrag
Påminnelserutinen styrs av regler i företagsupplägget där man anger hur många påminnelser som ska skickas ut, vilken kravtext som ska anges och hur många respitdagar som ska gälla.

Det finns också möjlighet att skriva ut kontoutdrag över fordringar på respektive kund.

Kravbevakning
I programmets kravbevakning kan man via en lista se krävda, spärrade och inkassomarkerade fakturor som fortfarande är obetalda.

Dröjsmålsränta
I denna rutin kan man hantera räntor och skriva ut räntedebiteringsunderlag. Räntedebiteringsunderlaget skrivs ut på svenska eller på engelska beroende på språkkod i kundregistret.

Dröjsmålsräntor beräknas i samband med att kundfakturor bokförts som betalda i systemet. Via företagsegna inställningar reglerar man hur räntan skall räknas ut och hur funktionen skall användas på företaget.

Det finns två sätt att debitera räntor. Det ena sättet är att skriva ut ett räntedebiteringsunderlag som sedan bifogas som specifikation till en manuellt skapad faktura. Det andra sättet är att automatiskt debitera räntor på nästa faktura till kunden, raderna skapas när fakturan avslutsberäknas.

Det finns möjlighet att ta bort räntor som inte ska debiteras och att räkna om räntor när företagets ränteregler förändrats.

Analyser & Rapporter
Alla företag har olika behov av uppföljning därför erbjuder Briljant oändliga möjligheter till egenanpassade analyser. Utöver det så ingår också ett stort antal standardanalyser och rapporter så som statistik, bokslutsbilagor, saldolista och flera möjligheter att analysera kunden och kundreskontran.

Analyser på kunder kan även göras fortlöpande i bokföringsrutinen och i faktureringen och visar då även preliminära transaktioner.