Hantera leverantörsbetalningar på bästa sätt
Betalväg
När du ankomstregistrerar en leverantörsfaktura kan du ange betalväg. Detta styr hur leverantörsfakturan ska hanteras. Om den ska skickas med fil, dras via autogiro, betalas manuellt eller om den ska spärras från betalning helt och hållet.
Ibland får vi frågor kring varför en leverantörsfaktura inte kommer upp i rutinen levutbetalning. Detta kan bero på att leverantörsfakturan inte är attesterad och slutregistrerad eller att den vid ankomstregistrering angivits en felaktig betalväg. Då kan du titta under rutin/lev utbetalning/betalningar hos BGC/PGC med mera. Om leverantörsfakturan av misstag fått fel betalväg kan du då se det där och ta bort denna.
För att ta bort felaktig betalväg går du till rutin/lev utbetalning/betalningar hos BGC/PGC mm. Tryck på ikonen i menyraden med penna och papper. Du får då två gula meddelanden som du behöver gå igenom. När detta är gjort trycker du på det verifikatnummer som du vill ta bort. När informationen om leverantörsfakturan visas nere i fönstret trycker du på det röda krysset i menyraden, och får frågan om betalningsmarkeringen ska tas bort – svara då ja.
Leverantörsfakturan hamnar då under rutin/lev utbetalning/bankgiro och du kan skapa en betalfil.
Ångra en skapad fil
När du skapat en betalfil flyttas leverantörsfakturorna som ingår i filen också över till rutin/lev utbetalning/betalningar hos BGC/PGC med mera. Där ligger de till dess att du läst tillbaka en återrapporteringsfil från banken alternativt manuellt bokfört leverantörsfakturan som betald.
Om du vill ångra en skapad betalfil går detta att göra här, förutsatt att du ännu inte laddat upp filen på banken. Det sker på samma sätt, det vill säga att du trycker på ikonen i menyraden med penna och papper. Tar dig igenom de två gula meddelandena och därefter markerar det verifikatnumret du vill ångra och trycker på det röda krysset i menyraden. Observera att du måste ta bort betalningsmarkeringen på samtliga leverantörsfakturor som ingick i filen. De kommer då igen att hamna under rutin/lev utbetalning/bankgiro och du kan skapa en ny fil till banken. Detta kan också tillämpas i de fall du råkat skriva över en betalfil innan den har hunnit laddats upp på banken.
Kontrollistor
Via bearbetning/rutin/lev utbetalning/bankgiro skickas leverantörsbetalningarna iväg med fil. Vi rekommenderar alltid att du skriver ut kontrollistan via skrivarikonen innan du skapar filen. Denna kan vara bra att ha för avstämning mot banken och i de fall du vill ångra en skapad fil och är osäker på vilka leverantörsfakturor som ingick i filen. I de fall du glömt att skriva ut kontrollistan kan du skriva ut de tio senaste kontrollistorna i efterhand. Detta gör du inne i bankgirorutinen via F12(Övrigt)/Kontrollistor. Dubbelklicka på den kontrollista du vill visa.
Lycka till!
/Cissi