Order funktionsbeskrivning
I denna rutin registreras order som sedan kan skrivas ut och skickas till kund. I orderrutinen kan man registrera offerter, löpande order och avtalsorder. Så länge offerten eller ordern ligger kvar i registret kan man plocka fram den på bildskärmen, uppdatera, skriva ut eller kopiera den. När offerten accepterats blir den enkelt en order genom att dess statuskod uppdateras. Särskild status kan även sättas för offerter som ej blivit accepterade.
Vilken information och vilka fält som ska registreras på en order styrs av vald orderregistreringsbild och vilken information som ska skrivas ut på offerten eller ordern styrs av vald orderutskriftsmall.
Olika utskriftsmallar gör att information från en och samma order kan ligga till grund för flera olika dokument och handlingar för både intern och extern kommunikation till exempel, offert, avtal, ordererkännande, plocklista, arbetsorder och följesedel. Ordern kan även skrivas ut till en textfil.
När man anger ordernummer i faktureringsrutinen hämtas all information från order till fakturan. Flera order till samma kund kan samfaktureras. Ska många order faktureras vid samma tillfälle kan detta göras med automatisk orderfakturering.
Orderregistrering
Vilka fält som finns med i orderregistreringen beror helt på upplägget av orderregistreringsbilden. Till fälten kan ett automatiskt förslag hämtas. Det kan vara värden från olika fasta register i Briljant men också beräkningar baserat på fält i ordern.
Det finns sökfunktioner för kund, artikel, konto, underkonto, avdelning, produkt, projekt och order. Det går att söka på del av kundnamn och del av artikelbenämning, och det går att söka gammal order på angiven kund.
Orderkategori används för att kategorisera och offertmarkera order samt styra automatisk orderfakturering.
Följande kategorier finns: A – för avtal / abonnemang, E – för efterhandsfakturerade avtal / abonnemang, I – Avtal med start i innevarande månad som fakturadatum, L – för levererade order, Blankt – för omärkta order.
Fakturaförkortningar kan användas i orderregistreringen när man har standardtexter som förekommer ofta.
Offerthantering
En offert registreras som en vanlig order, men med värde 1, 2 el. 9 i fältet orderkategori (offertstatus). Om och när offerten sedan accepterats tar man bort offertstatusen och sparar ner ordern (som nu behandlas som just en order). De olika värdena 1, 2 och 9, står för vanlig offert, offert och trolig order, och offert som ej blev order.
Vid utskrift av offerter används andra utskriftsmallar än vid utskrift av order.
Prislistor och rabattbrev
Pris på ordern kan hämtas ifrån artikelregistret eller prislista. Flera olika prislistor kan användas. Vilken prislista som ska användas på en order kan anges i orderhuvudet eller så kan förslag hämtas ifrån kundregistret.
Det går också att lägga upp ett register av rabattbrev som ger rabatt på en viss artikel eller varugrupp. Både prislista och rabattbrev kan användas parallellt på samma order.
Valuta och språkhantering
Vid fakturering i främmande valuta kan valutakod anges i orderhuvudet, värdet kan också hämtas från kundregistret. Valutans kurs söks i första hand i det företagsegna valutaregistret. Finns det inte där görs en sökning i det generella registret och värdet hämtas därifrån i stället. Kursen kan ändras vid ordertillfället.
Om fakturering görs med valuta kan ett speciellt valutaprisregister användas. Artikelns pris hämtas då från detta för angiven valuta. Finns inte sökt post där eller om man inte använder något valutaprisregister hämtas prisuppgifterna från artikelregistret i stället och räknas om med hjälp av angiven valutakod och kurs i orderhuvudet.
Alla priser och belopp anges och visas i den valuta som angivits i orderhuvudet. Vill man se vad ett radbelopp blir i svenska kronor ställer man markören i det aktuella fältet och trycker v.
Om man dessutom angivit en språkkod i orderhuvudet eller om detta har hämtats in från kundregistret kommer benämning, enhet och fritt fält för artikel att hämtas från språkregistret i första hand. Finns inte sökt post där hämtas uppgifterna från artikelregistret i stället.
Vill man vid utskrift av offert och order få dessa i annat språk kan detta också styras via språkkod i orderhuvud eller i kundregistret. Alternativa dokument i angivet språk kommer då att användas i stället.
Manuell orderfakturering
Manuell orderfakturering sker i faktureringsrutinen genom att ordernummer anges i fältet för detta. Fakturahuvud och fakturarader skapas då automatiskt utifrån befintlig order. Rader kan läggas till eller tas bort och uppgifter på befintliga rader kan ändras.
Efter fakturering av order med kategori A, E eller I finns ordern alltid kvar. Omärkta order eller order märkta med L rensas efter faktureringen men man kan i företagsuppläggningen ställa in att även dessa ska sparas.
Vid manuell orderfakturering ger en order en faktura. Vill man ha samfakturering av flera order på samma kund, så får man sköta det med automatisk orderfakturering.
Automatisk orderfakturering
Med hjälp av denna rutin kan användaren på ett enkelt och snabbt sätt fakturera inneliggande ordrar. Man anger vilken typ av order och orderkategori som ska faktureras, fakturerar dessa och skriver ut dem.
Lager
I inköpsrutinen kan förslag på inköpsorder skapas utifrån beställningspunkter i artikelregistret. Inköpsorder kan även skapas med valfri kundorder som grund.
Inleveranser registreras från leverantörernas följesedlar efter ankomstkontroll eller direkt via ankomstregistrering av leverantörsfakturor. Interna inleveranser från egen tillverkning kan också hanteras.
Utleveranser kan registreras manuellt i en särskild rutin eller lageravräknas direkt vid orderregistrering eller fakturering.
Varuförbrukning bokförs vid registeruppdatering av fakturor och redovisas i grundboken för fakturor. Interna inleveranser, lagerjusteringar, uttag via internorder, inventeringsdifferenser och prisändringsdifferenser bokförs i rutinen Bokför lagerjusteringar m.m.
Rutiner finns för inventering av lagersaldo och lagerprisändring.
Artikelregister
För lagerartiklar måste ett värde anges i artikelregistrets fält för lagerplats, antingen en lagerplats eller en kod, t.ex. ”L” för lagerartikel.
Artikelnummer
Artikelnumret är alfanumeriskt och max 20 tecken långt. Man kan också använda sig av endast numeriska artikelnummer.
Paketartiklar
Paketartiklar används för att koppla ihop flera olika artiklar i paket.
Paketartiklar kan anges vid registrering av order och fakturering. Ingående artiklar visas automatiskt under paketartikeln. Pris hämtas från paketartikel om paketpris angivits i registret. I annat fall prissätts ingående artiklar var och en för sig. Disponibelt lager kan visas för paket.
Ingående lager
Vid start av lagerrutinen ska ingående lager rapporteras in som inleveranser från en leverantör med namn Ingående lager. Vid inleverans av ingående lager sker ingen bokning mot lagerkontot.
Inleveranser
I inköpsrutinen kan förslag på inköpsorder skapas utifrån beställningspunkter i artikelregistret. Inköpsorder kan även skapas med valfri kundorder som grund. Inleveranser registreras från leverantörernas följesedlar efter ankomstkontroll.
Interna inleveranser från egen tillverkning ska registreras på ett särskilt leverantörsnummer.
Utleveranser
Utleveranser fångas upp enligt något av följande alternativ.
- Utleveranser kan registreras manuellt i en särskild rutin.
- Lageravräkning kan ske direkt vid orderregistreringen
- Lageravräkning kan även ske i faktureringsrutinen vid fakturering av ej lageravräknade
orderrader.
Restorderhantering
När man minskar levererat antal vid fakturering av order och/eller när man minskar levererat antal vid ändring av gammal order i orderrutinen ges möjligheten att restnotera de artiklar som har minskats för senare order eller faktura.
Man kan välja om restnoterade artiklar, vid fakturering av order, ska återsparas på gammalt ordernummer eller om de liksom vid ändring av order i orderrutinen ska restnoteras i ett restnoteringsregister.
Vid orderregistrering kan man sedan plocka fram en lista över vilka artiklar som finns restnoterade för aktuell kund och automatiskt skapa artikelrader.
Inventering
I inventeringsrutinen kan inventeringsunderlag skrivas ut och sedan inventerade värden registreras.
Ändring av inpris
Lagret värderas enligt FIFO (först in / först ut). Inneliggande lager kan dock tilldelas ett enhetligt inpris i rutinen Ändring av inpris.
Rapporter
I den ordinarie rapportutskriftsrutinen kan följande rapporter skrivas ut:
Lagertransaktioner
Lagerlista
Lagervärde
Inventeringsdifferenser
Prisändringsdifferenser
Analyser & Rapporter
Alla företag har olika behov av uppföljning därför erbjuder Briljant oändliga möjligheter till egenanpassade analyser. Utöver det så ingår också ett antal standardanalyser och rapporter så som orderanalys och lageranalys.